โทรศัพท์สำนักงานระบบไหน ที่ใช่และตอบโจทย์การใช้งานในองค์กร

Written by Business, How To

โทรศัพท์สำนักงาน

อีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ยังคงมีการพัฒนา และมีการแข่งขันกันอย่างต่อเนื่องเลยก็คือ เทคโนโลยีโทรศัพท์ ปัจจุบันคงไม่มีใครไม่รู้จักโทรศัพท์ และแทบทุกคนคงเคยใช้งานกันอยู่แล้ว นอกจากโทรศัพท์จะเป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสารกันแล้ว ยังกลายมาเป็นแหล่งรวมข้อมูล ความบันเทิง สิ่งอำนวยความสะดวก และข้องเกี่ยวกับชีวิตเราในหลากหลายด้าน จนอาจเรียกได้ว่า โทรศัพท์กลายเป็นอวัยวะชิ้นหนึ่งของหลายๆ คนไปเลยทีเดียว

ต้นกำเนิดของโทรศัพท์

โทรศัพท์ ถูกจดสิทธิบัตรครั้งแรกที่ประเทศอเมริกา โดยผู้คิดค้นคือ อเล็กซานเดอร์ เกรแฮม เบลล์ (Alexander Graham Bell) ในปี ค.ศ.1876 โดยหลักการประดิษฐ์โทรศัพท์ของอเล็กซานเดอร์ ในยุคนั้นคือ ตัวส่ง (Transmitter) และตัวรับ (Receiver) หลังจากนั้นก็มีอีกหลายๆ คนได้นำโทรศัพท์ไปพัฒนาต่อ

สำหรับประเทศไทย ได้มีการนำโทรศัพท์เข้ามาใช้งานเป็นครั้งแรกในสมัยรัชกาลที่ 5 ปีพ.ศ.2424 ที่กรุงเทพมหานคร และสมุทรปราการ ซึ่งโทรศัพท์ในระยะแรก เป็นเครื่องโทรศัพท์ระบบแม็กนีโตหรือระบบไฟประจำเครื่อง ซึ่งเป็นระบบแบบ Manual ต้องมีพนักงานคอยต่อชุมสาย และทุกเครื่องโทรศัพท์จะมีแบตเตอรี่เป็นของตนเอง

ปัจจุบันโทรศัพท์ก็มีด้วยกันอยู่หลากหลายรูปแบบ ทั้งโทรศัพท์มือถือ และโทรศัพท์สำนักงาน วันนี้เราจะมาพูดถึงโทรศัพท์สำนักงานที่มีระบบโทรศัพท์ให้เลือกใช้ถึง 3 ระบบด้วยกัน ด้วยความแตกต่างทั้งเรื่องคุณสมบัติ ค่าใช้จ่ายและองค์ประกอบอื่นๆ ทำให้เราจำเป็นต้องเลือกระบบที่เหมาะสมกับองค์กรที่สุดนั่นเอง

โทรศัพท์สำนักงาน 2

ระบบโทรศัพท์สำนักงาน

โทรศัพท์สำนักงานระบบอนาลอก (Analog phone system)

โทรศัพท์สำนักงานระบบอนาลอกหรือที่รู้จักกันในชื่อโทรศัพท์พื้นฐาน เป็นเทคโนโลยีที่ทำการส่งสัญญาณผ่านสายทองแดง ซึ่งเทคโนโลยีโทรศัพท์แบบนี้ถูกใช้มาตั้งแต่ยุคแรกของการมีโทรศัพท์ จนถึงปัจจุบันก็ยังพบได้ในโทรศัพท์บ้าน โทรศัพท์สำนักงาน ห้างฯ ร้านต่างๆ ซึ่งเป็นโทรศัพท์แบบตั้งโต๊ะ โดยมีสายเสียบเข้ากับชุมสายโทรศัพท์อีกที และใช้ไฟเลี้ยงจากชุมสายโทรศัพท์เพียงอย่างเดียว ใช้งานได้เมื่อไฟดับ ข้อดีอื่นๆ ของโทรศัพท์สำนักงานระบบอนาลอก คือ สามารถใช้งานได้ในเหตุภัยพิบัติ(ในกรณีที่ตู้ชุมสายอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน) ไม่มีปัญหาเรื่องช่องสัญญาณเต็ม

ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการติดตั้งไม่สูงมาก แต่เมื่อต้องการเพิ่มคู่สายโทรศัพท์ เปลี่ยนตำแหน่งหรือเคลื่อนย้ายตัวโทรศัพท์ จะมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง เนื่องจากต้องมีการดึงสายเพิ่ม และติดตั้งใหม่ เหมาะสำหรับใช้งานตามบ้าน ร้านค้าต่างๆ ที่ไม่จำเป็นต้องมีการต่อสายภายใน

โทรศัพท์สำนักงานดิจิตอล (Digital phone system)

โทรศัพท์สำนักงานดิจิตอล เป็นระบบโทรศัพท์ที่ถูกพัฒนาขึ้นในเวลาต่อมา ราวช่วงปี ค.ศ.1970 ซึ่งแตกต่างกับโทรศัพท์ระบบอนาลอก เปลี่ยนจากการส่งสัญญาณผ่านสายทองแดง เป็นการส่งสัญญาณสายโทรศัพท์ และสายสำหรับส่งข้อมูล รวมถึงสามารถมี PBX (Private Branch Exchange) เป็นของตัวเอง ซึ่ง PBX คือ ตู้สาขาโทรศัพท์ เป็นระบบชุมสายโทรศัพท์ย่อย ที่มีใช้เฉพาะภายในบริษัทหรือหน่วยงานนั้นๆ พูดให้เข้าใจง่ายก็คือ เบอร์ติดต่อภายใน หรือเบอร์ต่อโต๊ะนั่นเอง ทำงานโดยด้วยหลักการเปลี่ยนสัญญาณเสียงแบบอนาลอก เป็นสัญญาณเสียงแบบดิจิตอล

หากต้องการเคลื่อนย้ายตำแหน่งโทรศัพท์ จะต้องให้ช่างเข้ามาตั้งเบอร์โทรศัพท์ใหม่ เหมาะสำหรับผู้ประกอบการแบบ SMEs ธุรกิจที่ต้องการการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรในหลายจุด

โทรศัพท์สำนักงานระบบ VoIP (Voice over Internet Protocol)

โทรศัพท์สำนักงานระบบ VoIP เป็นรูปแบบของระบบโทรศัพท์แบบดิจิตอลอีกเช่นกัน ถือเป็นระบบที่ทันสมัยที่สุดในบรรดาโทรศัพท์ทั้ง 3 ระบบ พัฒนาขึ้นประมาณปีค.ศ.1995 โทรศัพท์ระบบ VoIP เป็นการเชื่อมต่อการสื่อสารผ่านระบบ Internet Protocol หรือ IP ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งครั้งแรกสำหรับโทรศัพท์สำนักงานระบบนี้อาจจะค่อยข้างสูง แต่มีจุดเด่นคือในส่วนของการติดต่อสื่อสารไม่ว่าจะภายในประเทศหรือระหว่างประเทศ สามารถทำได้ในราคาที่ถูกกว่าระบบอื่นๆ เนื่องจากใช้สัญญาณอินเตอร์เน็ตแทน นอกจากนี้ยังรองรับระบบตอบรับอัตโนมัติ VoiceMail  รองรับ Conference Call หรือการทำ CRM ของบริษัท อย่างการ Click-to-Talk ให้ลูกค้าได้

หากต้องการเคลื่อนย้ายโทรศัพท์ก็สามารถทำได้ง่าย เพียงแค่นำตัวเครื่องต่อเข้าสายอินเตอร์เน็ตอีกจุด ส่วนเบอร์โทรศัพท์จะติดไปกับเครื่องโดยอัตโนมัติ โทรศัพท์สำนักงานระบบ VoIP รองรับการขยายตัวขององค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะเมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้งาน ก็เพียงแค่เพิ่ม User เข้าไปในระบบก็สามารถใช้งานโทรศัพท์ได้ และเนื่องจากเป็นโทรศัพท์ที่ควบคุมด้วยระบบซอฟแวร์ ทำให้ในส่วนของการบำรุงรักษาไม่ยุ่งยากและค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก แต่เนื่องจากใช้ไฟเลี้ยงจากกระแสไฟฟ้า ทำให้ระบบหยุดทำงานเมื่อไฟฟ้าดับ เหมาะสำหรับบริษัทหรือองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีความต้องการในการใช้งานฟังก์ชั่นต่างๆ ของโทรศัพท์ และรองรับความต้องการของธุรกิจ

โทรศัพท์สำนักงาน

ปัจจัยที่ใช้ในการเลือกโทรศัพท์สำนักงานให้เหมาะกับองค์กร

รูปแบบขององค์กร

ก่อนอื่นเราต้องรู้ก่อนว่าองค์กรหรือบริษัทของเราอยู่ในรูปแบบใด เป็นแบบร้านค้า บริษัทขนาดเล็ก บริษัทขนาดกลาง หรือองค์กรขนาดใหญ่ นอกจากขนาดขององค์กร ยังต้องดูว่าความต้องการในการใช้งานเป็นแบบใด เพราะองค์กรขนาดเล็กอาจจะต้องการฟังก์ชั่นการใช้งานที่รองรับ CRM ทำให้เหมาะที่จะเลือกใช้โทรศัพท์สำนักงานระบบ VoIP

ราคาค่าใช้จ่าย

อีกปัจจัยที่เป็นตัวเลือกในการตัดสินใจว่าองค์กรหรือบริษัทจะควรจะใช้งานโทรศัพท์สำนักงานระบบใด ควรพิจารณาจากต้นทุนค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง ค่าเพิ่มจุดโทรศัพท์ เพิ่ม User และค่าบำรุงรักษาหากมีการขัดข้อง

จำนวนผู้ใช้

จำนวนผู้ใช้งานจะบ่งบอกถึงรูปแบบระบบโทรศัพท์สำนักงานที่ต้องใช้ หากเป็นบริษัทขนาดเล็กมีการเพียงไม่กี่คน ก็ควรเลือกใช้โทรศัพท์สำนักงานระบบอนาลอก หากต้องการให้มีเบอร์ติดต่อภายในก็ใช้ระบบดิจิตอล และหากต้องการติดต่อได้กว้างไกล มีสาขา หรือสำนักงานหลายแห่ง การเลือกใช้ระบบ VoIP นับว่าเป็นระบบโทรศัพท์ที่ตอบโจทย์ที่สุด

จริงๆ แล้วโทรศัพท์สำนักงาน เป็นเทคโนโลยีที่ใกล้ตัวเรามากๆ ใช้งานกันอยู่บ่อยครั้ง ตั้งแต่ที่บ้าน จนถึงที่ออฟฟิศ แต่ก็ยังมีองค์ประกอบเล็กๆ น้อยๆ ทำให้โทรศัพท์สำนักงานแตกต่างกันออกไป เราควรเลือกใช้ตามความต้องการขององค์กร เพื่อให้สอดคล้องทั้งคุณสมบัติ ราคา และความต้องการ

ใครที่กำลังมองหาโทรศัพท์เพื่อนำไปใช้ที่บ้าน สำนักงานหรือบริษัทต่างๆ อ่านบทความนี้ก็คงพอได้ไอเดียในการเลือกซื้อโทรศัพท์สำนักงานกันไปบ้าง ส่วนใครที่สนใจสั่งซื้อโทรศัพท์สำนักงาน ไม่ว่าจะโทรศัพท์มีสาย โทรศัพท์ไร้สาย หรือโทรศัพท์สำหรับตู้สาขา ลองเข้ามาเลือกซื้อได้ที่ออฟฟิศเมท ได้ทั้งสินค้าคุณภาพ และบริการจัดส่งฟรี*อีกด้วยนะคะ

ที่มา: sites.google.com/ slideshare.net/ vmitel.com

Last modified: October 24, 2018

โทรศัพท์ คละสี รีช JL501

โทรศัพท์ คละสี รีช JL501

฿ 309
Promotion
โทรศัพท์ไร้สาย ชมพู (2เครื่อง) Panasonic KX-TG3412BXP

โทรศัพท์ไร้สาย ชมพู (2เครื่อง) Panasonic KX-TG3412BXP

฿ 1,899
฿ 1,599
ประหยัด 300 บาท
โทรศัพท์ ดำ Panasonic KX-TS840MX

โทรศัพท์ ดำ Panasonic KX-TS840MX

฿ 1,490
โทรศัพท์ สีขาว Panasonic KX-TS840MX

โทรศัพท์ สีขาว Panasonic KX-TS840MX

฿ 1,490
โทรศัพท์ สีเทาอ่อน รีช CID-500

โทรศัพท์ สีเทาอ่อน รีช CID-500

฿ 575
Promotion
โทรศัพท์ สีน้ำเงิน รีช DT-200

โทรศัพท์ สีน้ำเงิน รีช DT-200

฿ 399
฿ 395
ประหยัด 4 บาท
Promotion
โทรศัพท์ สีแดง รีช DT-200

โทรศัพท์ สีแดง รีช DT-200

฿ 399
฿ 395
ประหยัด 4 บาท
โทรศัพท์ น้ำเงินเข้ม รีช TL-500

โทรศัพท์ น้ำเงินเข้ม รีช TL-500

฿ 290
ตู้สาขา IP-PBX ขาว Panasonic KX-HTS824BX

ตู้สาขา IP-PBX ขาว Panasonic KX-HTS824BX

฿ 19,900
โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV130XB

โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV130XB

฿ 3,850
โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV230XB

โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV230XB

฿ 6,900
โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV330XB

โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV330XB

฿ 9,200
โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV430XB

โทรศัพท์สำหรับตู้สาขา สีดำ Panasonic KX-HDV430XB

฿ 15,500
โทรศัพท์ ดำ รีช DT1000

โทรศัพท์ ดำ รีช DT1000

฿ 379
Promotion
โทรศัพท์ สีเทา รีช HT-9902

โทรศัพท์ สีเทา รีช HT-9902

฿ 299
฿ 295
ประหยัด 4 บาท
โทรศัพท์ ขาว Panasonic KX-TSC11MX

โทรศัพท์ ขาว Panasonic KX-TSC11MX

฿ 990
โทรศัพท์ รีช KX-T3095CID

โทรศัพท์ รีช KX-T3095CID

฿ 540
Promotion
โทรศัพท์ไร้สาย ขาวมุก Panasonic KX-TG3611BXS

โทรศัพท์ไร้สาย ขาวมุก Panasonic KX-TG3611BXS

฿ 1,299
฿ 1,199
ประหยัด 100 บาท
โทรศัพท์ สีดำ Panasonic KX-TS500MXB

โทรศัพท์ สีดำ Panasonic KX-TS500MXB

฿ 590