เทคนิค 5 ข้อ ที่ช่วยการประชุมบรรลุตามวัตถุประสงค์

Written by How To

เคยรู้สึกไหมคะว่า ทุกครั้งที่ได้ยินคำว่าเชิญประชุมทีไร มีความรู้สึกน่าเบื่อและไม่อยากเข้าร่วมประชุมทุกที เนื่องมาจากหัวข้อประชุมหรือการประชุมที่ไม่มีการวางแผนล่วงหน้า ส่งผลให้การประชุมขาดประสิทธิภาพ และไม่ทำให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์เท่าที่ควร! พื่อแก้ปัญหาดังกล่าว เราได้รวบรวมเทคนิคดีๆ เพื่อให้การประชุมครั้งต่อไปของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นมากฝากกันค่ะ

 

1.เตรียมเอกสารก่อนการประชุม

ขั้นแรก ผู้ที่ทำหน้าที่จัดประชุมต้องจัดเตรียมเอกสาร หัวข้อที่จะประชุมและแจ้งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทราบไม่น้อยกว่า 1-2 วัน ทั้งนี้การแจ้งเอกสารประชุมล่วงหน้าพร้อมระบุหัวข้อ จะช่วยให้ผู้ที่เข้าประชุมได้เตรียมประเด็น หรือข้อมูลที่พร้อมจะมานำเสนอในที่ประชุมได้มากขึ้น ส่งผลให้การประชุมมีเนื้อหาและไอเดียที่น่าสนใจ แถมยังช่วยเพิ่มอรรถรสของการสนทนาอีกด้วย

2.ตรงเวลาพาสำเร็จ

กำหนดการประชุม ต้องระบุเวลาเริ่มและเลิกอย่างชัดเจน รวมทั้งเมื่อทำการประชุม ผู้ดำเนินการประชุมจะต้องรักษาเวลาให้สอดคล้องกับกรอบการประชุมที่กำหนด ควรคำนึงถึงเวลาพักระหว่างการประชุมสำหรับการประชุมที่กินเวลานาน และหากมีเนื้อหาที่ยังขาดอยู่ ให้นัดประชุมต่อเนื่องครั้งใหม่ในวันถัดไป หรือรอบถัดไป

3.กรอบการประชุมต้องชัดเจน

หัวข้อการประชุม ต้องชัดเจนไม่เลื่อนลอย หากเป็นปัญหา หรือสิ่งที่ต้องการให้ช่วยกันขบคิดภายในที่ประชุม สามารถใช้เครื่องหมาย [ … ] เข้ามาช่วยอาทิ “[ปัญหา] การจัดระเบียบห้องทำงานของพนักงาน” เป็นต้น ความชัดเจนของกกรอบการประชุม มีผลอย่างยิ่งต่อความคิดหรือข้อมูลรวมถึงข้อเสนอแนะจากการเตรียมตัวของผู้เข้าประชุมและการพูดที่ตรงประเด็นในที่ประชุม

4.ใช้เครื่องมือช่วยประชุม

เทคนิคอีกอย่างที่ไม่ควรมองข้ามก็คืออุปกรณ์สำนักงาน ตัวช่วยสำคัญในขณะประชุม เช่น Post-it® Notes สีต่าง ๆ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็น แตกไอเดียด้วยความสนุกสนานและสร้างสรรค์  หรือร่วมกัน Brainstorm ที่อาจต้องมีการเขียนเข้ามาช่วยด้วย การใช้ Post-it® Notes โดยเฉพาะรุ่น Post-it® Super Sticky Notes  ด้วยคุณสมบัติ สามารถติดแล้วลอกออกได้ ติดซ้ำใหม่ได้บนพื้นผิวหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นผนังไม้ กระจก หรือ พลาสติกผิวเรียบ

จะส่งผลให้เมื่อเรารวบรวมไอเดียแล้ว สามารถเห็นเนื้อหาที่นำเสนอได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังสามารถแจกแจงหัวข้อและประเด็นได้ด้วยสีสันที่หลากหลาย

5.เปลี่ยนห้องประชุมให้เป็น Creative Space

ห้องประชุมที่ดีควรถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการประชุมอย่างเต็มประสิทธิภาพ ควรมีอุปกรณ์ต่างๆอย่างครบครัน โดยเฉพาะกระดานเอาไว้เขียนไอเดียต่างๆที่เกิดขึ้นในที่ประชุม หรือจดประเด็นหัวข้อเพื่อให้ทุกคนเห็นทั่วกัน โดยมีตัวช่วยที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อย่าง Post-it® Super Sticky Big Notes โพสต์-อิท® ซูเปอร์สติกกี้รุ่นบิ๊กโน้ต กระดาษโน้ตมีกาวแผ่นใหญ่ เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่น่าสนใจ มีสีให้เลือกถึง 4 สี 3 ขนาด ไม่ว่าจะเป็น 12”x11”,  12”x15”, และ 16”x15” ให้เลือกใช้ ด้วยคุณสมบัติที่สามารถติดแล้วลอกออกได้ ติดซ้ำใหม่ได้บนพื้นผิวหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นผนังไม้ กระจก หรือ พลาสติกผิวเรียบ ในส่วนของ Power Point จากการศึกษาพบว่า ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในวงประชุมเท่าที่ควร ซึ่งมีข้อมูลสนับสนุนจากงานวิจัยหลายๆตัว นอกจากนี้แล้วควรออกแบบห้องประชุมให้ผู้ใช้งานรู้สึกผ่อนคลาย ไม่ตึงเครียด เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อการดึงเนื้อหาหรือแนวทางแก้ปัญหาออกมาได้มากที่สุด

เทคนิคทั้ง 5 ประการนี้ช่วยให้การประชุมไม่ว่าจะเป็นโต๊ะเล็ก หรือว่าโต๊ะใหญ่ก็ตาม สามารถดำเนินการประชุมสำเร็จลุล่วงได้ด้วยดี อีกทั้งยังทำให้ผู้ที่เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าตนเองได้เป็นส่วนหนึ่งของการประชุม  และมีส่วนสำคัญในการนำเสนอหรือตัดสินใจมติต่าง ๆในการประชุมร่วมกัน

ว่าแล้วในการประชุมครั้งหน้าต้องลองงัดกลยุทธ์นี้เอามาใช้เลยนะคะ…

Last modified: August 28, 2018

Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่)B11YLW 12x11

กระดาษโน้ต(ใหญ่)B11YLW 12x11" เหลือง(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 189
฿ 141
ประหยัด 48 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่)B11G 12x11นิ้ว เขียว(30แผ่น) โพสต์-อิท

กระดาษโน้ต(ใหญ่)B11G 12x11นิ้ว เขียว(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 189
฿ 141
ประหยัด 48 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่) B11B 12x11นิ้ว ฟ้า(30แผ่น) โพสต์-อิท

กระดาษโน้ต(ใหญ่) B11B 12x11นิ้ว ฟ้า(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 189
฿ 141
ประหยัด 48 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่) B15P 12x15นิ้ว ชมพู(30แผ่น) โพสต์-อิท

กระดาษโน้ต(ใหญ่) B15P 12x15นิ้ว ชมพู(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 240
฿ 180
ประหยัด 60 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่)B15YLW 12x15

กระดาษโน้ต(ใหญ่)B15YLW 12x15" เหลือง(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 240
฿ 180
ประหยัด 60 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่) B15G 12x15

กระดาษโน้ต(ใหญ่) B15G 12x15" เขียว(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 240
฿ 180
ประหยัด 60 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่) B15B 12x15นิ้ว ฟ้า(30แผ่น) โพสต์-อิท

กระดาษโน้ต(ใหญ่) B15B 12x15นิ้ว ฟ้า(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 240
฿ 180
ประหยัด 60 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่) B16P 15x16นิ้ว ชมพู(30แผ่น) โพสต์-อิท

กระดาษโน้ต(ใหญ่) B16P 15x16นิ้ว ชมพู(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 309
฿ 231
ประหยัด 78 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่)B16YLW 15x16

กระดาษโน้ต(ใหญ่)B16YLW 15x16" เหลือง(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 309
฿ 231
ประหยัด 78 บาท
Promotion
กระดาษโน้ต(ใหญ่) B16G 15x16

กระดาษโน้ต(ใหญ่) B16G 15x16" เขียว(30แผ่น) โพสต์-อิท

฿ 309
฿ 231
ประหยัด 78 บาท