ซื้อเครื่องบันทึกเงินสด ต้องจดทะเบียนกับสรรพากรหรือเปล่า?

Written by Business

เครื่องคิดเงิน_เครื่องPOS

สำหรับผู้ประกอบการร้านค้าหลายๆ ท่านที่เปิดร้านค้า ร้านอาหาร หรือร้านขายปลีกต่างๆ ทั้งที่ทำอยู่และที่กำลังจะเปิดกิจการ เครื่องคิดเงินคงเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่กำลังมองหาใช่ไหมคะ แต่ก่อนที่เราจะซื้อเครื่องคิดเงินไปใช้ ลองมาทำความเข้าใจหลักเกณฑ์ในการใช้งานกันดีกว่า เพราะหลายคนมักจะสงสัยว่า ถ้าผู้ประกอบการจะใช้เครื่องคิดเงิน เครื่อง POS หรือเครื่องบันทึกเงินสด จะต้องแจ้งต่อกรมสรรพากรเสียก่อน จริงรึป่าว?

ฟังก์ชั่นเครื่องคิดเงิน

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่า เครื่องเก็บเงินสามารถทำอะไรได้ เครื่องเก็บเงินเป็นอุปกรณ์เครื่องมือชนิดหนึ่งที่มีประโยชน์ต่อการทำกิจการค้าปลีกทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นร้านอาหาร ร้านขายของชำ ขายเสื้อผ้าและอื่นๆ ที่อยู่ในรูปแบบการค้าปลีก หรือมองภาพง่ายๆ คือการขายสินค้าให้กับผู้บริโภคโดยตรง เครื่องคิดเงินจึงมีหน้าที่เป็นผู้ช่วยในการเก็บเงิน คิดเงินตามรายการสินค้าที่ขายไป นอกจากนี้เครื่องคิดเงินยังมีประโยชน์ต่อกิจการของเราอีก

ข้อดีในการใช้เครื่องคิดเงิน

  • เป็นตัวช่วยในการดูรายรับต่อวัน ทำให้เราสามารถเห็นผลประกอบการได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง
  • ลดปัญหาการขโมยเงิน หรือเงินสูญหายซึ่งอาจจะเกิดจากข้อผิดพลาดของคนในร้าน
  • มี Report ด้านการเงินที่ดึงได้ง่าย ไม่ซับซ้อน และอยู่ในรูปแบบไฟล์ข้อมูลที่นำไปใช้ต่อได้สะดวก
  • สามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ สะดวกต่อผู้ประกอบการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใครบ้างที่ต้องยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องคิดเงิน

ที่นี้การใช้เครื่องคิดเงินจะต้องได้รับการอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรหรือไม่ ให้ดูที่การเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ Vat หากคุณไม่ได้เป็นผู้ประกอบการที่มีหน้าที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือไม่ได้ไปจดภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ ก็ไม่ต้องกังวลอะไร เพราะไม่มีอะไรต้องเกี่ยวข้อกับกรมสรรพากร

ในทางกลับกันหากคุณเป็นผู้ค้าปลีกที่ได้ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเอาไว้ ทางกฎหมายแล้วผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อ แต่ถ้าหากร้านค้าปลีกที่มีคนซื้อเป็นจำนวนมากต่อวัน จะต้องมาออกใบกำกับภาษีแบบเต็มคงไม่สะดวก เครื่องคิดเงินจึงเป็นตัวช่วยในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ หากกิจการของคุณเป็นไปตามที่กล่าวมา ก่อนการใช้เครื่องคิดเงินจำเป็นต้องยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินต่ออธิบดีกรมสรรพากรก่อนนั่นเอง

อ่านทำความเข้าใจเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มได้ที่ 7 เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับ “ภาษีมูลค่าเพิ่ม” ที่คนทำธุรกิจต้องอ่าน!

เครื่องคิดเงิน

ขั้นตอนการยื่นคำร้องขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน เพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ผู้ประกอบการคนไหนที่เข้าข่ายต้องนำเครื่องคิดเงินไปขออนุมัติใช้งานจากกรมสรรพากรเสียก่อน มาดูกันต่อในเรื่องของขั้นตอนต่างๆ ใน “การขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินสดในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ”

1. เลือกตำแหน่งการวางเครื่องคิดเงินให้ตรงกับการใช้งานจริง

หลังจากซื้อเครื่องคิดเงินมาแล้ว ให้วางไว้ในตำแหน่งที่ต้องการใช้งานจริงๆ  เพราะการขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินสดในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อจะต้องแสดงแผนผังการวางเครื่องคิดเงินและแผนผังการเชื่อมต่อเครื่องคิดเงินกับอุปกรณ์อื่นๆในร้านด้วย

2. เตรียมเอกสารต่างๆ ให้พร้อม เพื่อยื่นต่ออธิบดีกรมสรรพากร

เอกสารที่ต้องเตรียม

  • เอกสารแบบภ.พ.06
  • คุณสมบัติของเครื่องคิดเงิน
  • แผนผังการเชื่อมต่อเครื่องคิดเงินกับอุปกรณ์อื่นๆ เช่น เครื่องปริ้นท์ เครื่องยิงบาร์โค้ด
  • ตัวอย่างใบกำกับภาษี และรายงานต่างๆ ที่ออกโดยเครื่องคิดเงินนั้นๆ ในส่วนนี้ให้ปริ้นท์เอกสารออกจากเครื่อง และระหว่างรอการอนุมัติ แนะนำให้หยุดใช้เครื่องไปก่อน เนื่องจากเลขเอกสารที่ออกจากเครื่องจะมีตัวเลขกำกับเรียงกันไป หากใช้เครื่องออกเอกสารก่อนการอนุมัติ ก็จะมีความผิดนั่นเอง
  • แผนผังการวางเครื่องคิดเงินในร้าน

3. ยื่นเอกสารต่อกรมสรรพากรในท้องที่ที่กิจการตั้งอยู่

หากมีหลายสาขา ให้ยึดสาขาใหญ่เป็นหลัก และในกรณีที่ธุรกิจของคุณถูกกำกับโดยสำนักบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่ ก็ให้ยื่นที่นั่นได้เลย และอีกหนึ่งช่องทางที่สะดวกสบายมากขึ้นสำหรับผู้ประกอบการ คือการยื่นขออนุมัติผ่านช่องทางออนไลน์ได้ที่ กรมสรรพากร

4. รอผลการอนุมัติใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินสด

กรมสรรพากรจะพิจารณาเอกสารทั้งหมด และคุณสมบัติของเครื่องคิดเงิน หลังจากนั้นจะส่งผลและเลขรหัสประจำเครื่องคิดเงินมาให้ 1 เครื่อง 1 รหัส หากธุรกิจมีหลายสาขา หลายเครื่อง ก็ให้ยื่นขออนุมัติแยกไปตามจำนวนเครื่อง

5. ติดตั้งเลขรหัสประจำเครื่องคิดเงิน

เมื่อได้เลขรหัสประจำเครื่องคิดเงินมาแล้ว ให้นำเลขนี้ไปใส่ไว้ในจุดต่างๆ ของเอกสารใบกำกับภาษีหรือรายงานอื่นๆ ตามที่กรมสรรพากรกำหนด

6. แจ้งสรรพากรเข้ามาตรวจสอบและติดแถบสติ๊กเกอร์ประจำเครื่องคิดเงิน

เมื่อดำเนินการแล้ว ให้ผู้ประกอบการแจ้งไปที่กรมสรรพากรอีกครั้ง เพื่อให้เจ้าหน้าที่กรมสรรพากรเข้ามาติดแถบสติ๊กเกอร์ประจำเครื่องคิดเงิน เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสิ้นแล้วค่ะ

เครื่องคิดเงิน

ข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้เครื่องคิดเงิน

อย่างที่ทราบว่าการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อมีความเกี่ยวเนื่องกับกรมสรรพากร ดังนั้นเราจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่างๆ อย่างถูกต้อง ซึ่งมีรายละเอียดมากมายตาม เรามาดูหลักเกณฑ์หลักๆ ของการใช้เครื่องคิดเงินกันค่ะ

  1. ทุกครั้งที่ออกใบกำกับภาษี จะต้องมีการออกสำเนาควบคู่เสมอ
  2. ในใบกำกับภาษีอย่างย่อที่ออกให้ลูกค้า จะต้องมีการระบุคำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือ “TAX INV(ABB)” หรือ “TAX INVOICE(ABB)”
  3. จะต้องระบุรหัสเครื่องคิดเงินที่ได้จากกรมสรรพากรในใบกำกับภาษีอย่างย่อ สำเนาใบกำกับภาษี หรือในกระดาษต่อเนื่อง
  4. เครื่องคิดเงินจะต้องสามารถออกรายงานสรุปประจำวันได้
  5. สำหรับร้านที่มีรายการสินค้าจำนวนมาก และต้องการใช้รหัสแทนสินค้าและบริการนั้นๆ ให้ทำรายงานรหัสสินค้าและบริการพร้อมคำแปลให้เสร็จก่อนวันเริ่มใช้งานเครื่อง และเก็บข้อมูลนั้นไว้ที่ร้าน และหากมีการลิงค์กับส่วนกลาง ก็ให้มีรายงานรหัสและคำแปลเก็บไว้ที่ส่วนกลางด้วยเช่นกัน
  6. ในกรณีที่แถบสติ๊กเกอร์รหัสประจำเครื่องเสียหาย ให้รีบแจ้งต่อกรมสรรพากรในทันที
  7. จะต้องเก็บกระดาษต่อเนื่องที่ระบุรายงานการขายประจำไว้เป็นระยะเวลา 5 ปี เก็บ 2 ปีแรกในรูปแบบกระดาษ และหลังจากนั่นสามารถเก็บในรูปแบบข้อมูลที่บันทึกในสื่อต่างๆ ได้
  8. ห้ามเคลื่อนย้าย ทำลาย ขายต่อ หรือใช้เครื่องคิดเงินที่ไม่เป็นไปตามที่ได้แจ้งไว้กับกรมสรรพากรตั้งแต่แรก หากจะเปลี่ยนแปลงใดๆ ให้ยื่น ภ.พ.1 ให้กรมสรรพากรล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วันก่อนดำเนินการ
  9. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไม่สามารถนำไปคิดเป็นภาษีซื้อได้ ดังนั้นลูกค้าบางรายอาจต้องการใบกำกับภาษีฉบับเต็ม ผู้ประกอบการมีหน้าที่ในการออกใบกำกับภาษีฉบับเต็มเมื่อลูกค้าร้องขออีกด้วย

สำหรับบทลงโทษในกรณีที่ผู้ประกอบการไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับเกี่ยวกับการใช้เครื่องคิดเงิน หรือใช้ไปในทางที่มาตรงกับที่แจ้งไว้ จะต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือปรับไม่เกินห้าพันบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ ดังนั้นผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบ Vat ท่านไหน ที่ประสงค์จะใช้เครื่องคิดเงิน ก็รีบดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎหมายด้วยนะคะ ไม่ต้องกังวลเรื่องโทษทางกฎหมาย แถมเป็นการแสดงออกถึงความรับผิดชอบอีกด้วย

ถึงตรงนี้ก็คงคลายข้อสงสัยไปได้แล้วใช่ไหมคะ กับคำถามที่ว่า จะใช้เครื่องคิดเงินในร้านทั้งที ต้องขออนุมัติใช้จากกรมสรรพากรหรือเปล่า? คำตอบก็มีทั้ง 2 แบบนะคะ ทั้งต้อง และไม่ต้องขออนุมัติ อยู่ที่ธุรกิจของเราทำการจด Vat ไว้หรือไม่ การใช้เครื่องคิดเงินในร้านก็เป็นอีกหนึ่งวิธีและเป็นตัวช่วยที่ดีที่ร้านค้าปลีกทั้งหลายใช้กัน โดยเฉพาะร้านค้าที่มีสาขา ก็จะยิ่งสะดวก เพราะสามารถเชื่อมต่อข้อมูลไปที่ส่วนกลางได้เลย

สำหรับใครที่กำลังมองหาเครื่องคิดเงินเพื่อนำไปใช้ในร้านของคุณเอง ไม่ว่าจะร้านอาหาร ร้านคาเฟ่ ร้านค้าปลีกอื่นๆ สามารถเข้ามาเลือกซื้อเครื่องคิดเงินที่เหมาะกับร้านของคุณได้ทางออนไลน์ที่ OfficeMate เรามีเครื่องคิดเงินหลากหลายสเปค แถมบริการส่งฟรี*อีกด้วยค่ะ

ข้อมูลจาก: กรมสรรพากร

Last modified: August 28, 2018

cURL error 28: Operation timed out after 5000 milliseconds with 41985 out of 66831 bytes received